Politica de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES

1. DERECHO DE HABEAS DATA

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.

En ese sentido, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 mediante la cual se dictaron disposiciones generales para la protección de datos personales, la cual desarrolla el derecho de Habeas Data desde una perspectiva amplia, en la que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo ha sido recolectada en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas.

Bajo esta ley, es considerado “Titulartoda persona natural, y las jurídicas solo en aquellas situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 2011.

2. OBJETO

Como fue indicado en la INTRODUCCIÓN, la política y los procedimientos previstos en este documento buscan desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional al Habeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales ZAVATTY haya recogido, administre o conserve información de carácter personal.

Para estos efectos se dejará claramente establecido que los derechos de los Titulares de la información que tengan el carácter de clientes o usuarios de ZAVATTY, en desarrollo de una

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relación contractual, se rigen por las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012. Igualmente, los datos de clientes o usuarios, cuando vayan a ser utilizados para fines de mercadeo o publicitarios.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente POLÍTICA será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de ZAVATTY, o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas con las demás entidades con las que existan alianzas comerciales, convenios o eventos publicitarios.

Solo en el primer caso ZAVATTY actuará como responsable, en los demás casos, podrá tener la calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba.

4. ALCANCE

Todos los funcionarios de ZAVATTY quedan cubiertos bajo esta política. ZAVATTY adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación que considere pertinentes, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, conozcan la ley y las disposiciones adoptadas para asegurar su cumplimiento.

De la misma manera, a los aliados comerciales, proveedores, y contratistas de ZAVATTY que tengan acceso a los datos personales de los Titulares, se les exigirá el cumplimiento de la ley y de esta Política.

5. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente Política y conforme a las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se entenderá por:

  1. 5.1  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.

  2. 5.2  Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

  3. 5.3  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  4. 5.4  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

  5. 5.5  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  6. 5.6  Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

  7. 5.7  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,

    tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación.

  8. 5.8  Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,

    dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  9. 5.9  Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.


5.10 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colomba cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

6. CATEGORÍAS DE DATOS

  1. 6.1  Datoprivado:Eseldatoqueporsunaturalezaíntimaoreservadasoloesrelavadapara el Titular.

  2. 6.2  Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.

  3. 6.3  Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible y que puede estar contenido, entre otros, en registros, documentos públicos y sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

  4. 6.4  Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos e ideologías políticas de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

CAPÍTULO II PRINCIPIOS

Es un compromiso de ZAVATTY el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley 1581 del 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, que reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012, por lo cual se han decidido integrar dentro de la presente Política:

1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

3. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Tabla de contenido

 

  1. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

  2. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

  3. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

  4. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD: Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

  5. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD: El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.


11. PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES: Interpretación integral de derechos constitucionales: La Ley 1581 de 2012, se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, tales como el Habeas Data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

CAPÍTULO III RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

La siguiente es la información de las compañías Responsables del Tratamiento de datos personales:

  • Ortíz Acevedo Luz Marina, identificada con NIT 43667251-1, con domicilio principal en la Carrera 52 46-16, local 154 de la ciudad de Medellín, Antioquia, y demás establecimientos de comercio.

  • Gómez Ortíz Asociados S.A.S, identificada con NIT 900.663.668-9, con domicilio principal en la Carrera 43 A 30-25, local 1310 de la ciudad de Medellín, Antioquia.

  • Gómez Arbeláez Rafael Eduardo, con NIT 70567772-6, con domicilio principal en la Diagonal 55 34-67, local 141 del municipio de Bello, Antioquia, y demás establecimientos de comercio.

CAPÍTULO IV TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que llevarán a cabo los Responsables de las bases de datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como con lo establecido en la presente Política.

Los datos personales recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los Titulares con el fin de que autoricen el tratamiento de los mismos.

No obstante lo anterior, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las siguientes finalidades:

  • La debida prestación de los servicios ofrecidos por ZAVATTY

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía

    en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el

    Titular de la información.

  • Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios

  • Informar sobre ofertas que ha desarrollado con aliados comerciales que puedan

    resultar de interés para sus clientes.

  • Gestionar trámites de solicitudes, quejas o reclamos.

    Las bases de datos de potenciales clientes buscan tener un contacto con el Titular para presentarse como entidad e informarlo acerca de los servicios ofrecidos.

    La base de datos de proveedores persigue tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen dicha calidad o quisieran tenerla.


La base de datos de empleados busca tener actualizada la información de los funcionarios con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada. Igualmente, sus datos de contacto pueden ser compartidos con las entidades vinculadas, con el fin de que los empleados puedan tener acceso a los beneficios que se reportan al adquirir productos o servicios provenientes de empresas aliadas.

La base de datos de ex empleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo Titular, su información durante el término establecido en la ley laboral.

CAPÍTULO V
DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

1. DERECHOS DE LOS TITULARES

  • Acceder a los canales dispuestos por ZAVATTY con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a ZAVATTY salvo cuando, de acuerdo con la ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera.

  • Ser informado por ZAVATTY, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 del 2012, decretos reglamentarios y todas aquellas que los modifiquen, sustituyan o adicionen.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  • Acceder de forma gratuita, a través de los canales dispuestos por ZAVATTY, a los datos proporcionados que hayan sido objeto de Tratamiento.

    ZAVATTY a través de su página web informará acerca de los canales y procedimientos previstos, para que el Titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

 

2. AUTORIZACIÓN

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el Tratamiento de los datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

  • Datos de naturaleza pública;

  • Casos de urgencia médica o sanitaria;

  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o

    científicos;

  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

3. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS ZAVATTY ha identificado las siguientes bases de datos:

  • Clientes actuales

  • Usuarios actuales o recientes (1 año)

  • Clientes antiguos sin relación comercial vigente

  • Clientes potenciales

  • Proveedores

  • Empleados

  • Ex empleados

  • Clientes de aliados comerciales

Accionistas

4. VIGENCIA

Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad. Los de empleados y proveedores de acuerdo con los términos de Ley.

5. CANALES DE COMUNICACIÓN
ZAVATTY establece como canales de comunicación con sus clientes los siguientes:

  • Página web: www.zavatty.com

  • Correo electrónico: servicioalcliente@zavatty.com

  • WhatsApp: 3184315972

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CAPÍTULO VI
DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de las situaciones en las que ZAVATTY actúa como Responsable, la Ley 1581 de 2012 define como Responsable la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Ahora bien, de conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, es “el que define los fines y medios esenciales para el Tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y usuario”, pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera.

ZAVATTY, como Responsable del Tratamiento deberá cumplir con los siguientes deberes:

  • Garantizar a través de los canales de atención establecidos en el numeral 5 del Capítulo V de este documento, para los Titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data

  • Conservar las autorizaciones otorgadas por los Titulares cuando éstas consten por escrito, y las obtenidas a través del correo electrónico

  • Informar acerca de la finalidad de la recolección en el texto que se utilice para obtener la autorización del uso y tratamiento de los datos. El Titular siempre conocerá el tipo de Tratamiento que se le dará a sus datos, si éstos van a circular o van a ser compartidos con las entidades vinculadas o con aliados comerciales, con qué finalidad o finalidades y la manera de poder manifestar su voluntad en relación con ese alcance del Tratamiento

  • Informar que el uso que hace de los datos es el correspondiente al desarrollo de sus relaciones contractuales establecidas con los clientes y usuarios. Así mismo, indicará que podrá utilizar los datos personales suministrados para el desarrollo de herramientas estadísticas y de prevención de fraude. Igualmente señalará que solicita el consentimiento del cliente para hacerle envío de información comercial referida a los servicios ofrecidos por ésta, así como para que las compañías vinculadas, las cuales listará en el texto mismo, puedan enviar publicidad sobre sus productos y servicios, los cuales complementarían el portafolio de servicios

  • En el evento en que se utilice información de aliados comerciales, solicitar certificación al aliado de que la información cuente con las autorizaciones correspondientes y, en el evento de permitir que aliados comerciales puedan conocer datos personales de contacto para realizar ofertas, verificar que los Titulares hayan dado su consentimiento para tales fines. En estos casos siempre existirá la opción clara y disponible de revocar el consentimiento, y los datos serán marcados con el fin de evitar que se vuelvan a utilizar para realizar ese tipo de ofertas

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular

  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley

  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado

    cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos

  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya

    finalizado el trámite respectivo

  • Informar a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los

    códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

    Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de

    Industria y Comercio.

  • Los derechos que le asisten al Titular de la Información serán incluidos en la

    Autorización y Tratamiento de Datos Personales que se publicará en la página web de la Sociedad, y así se le indicará al momento de obtener el consentimiento por parte de aquel.

  • Para cumplir con el deber de garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible, se han establecido controles que permiten determinar la última fecha de actualización de la información, la consolidación de todos los datos existentes correspondientes a un Titular, y el deber de verificar por parte del área que establece los términos de entrega de la información que la misma cumpla con tales características.

    Así mismo, los contratos que se celebren con los Encargados del Tratamiento establecerán mecanismos sencillos pero eficientes de validación de datos, con el fin de procurar en todo momento el uso actualizado y adecuado de la información.

Es importante anotar en este punto que la colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información en los datos que sean conocidos en primera instancia por ellos, será fundamental para el cumplimiento óptimo de este deber de informar al Encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados.

2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones actúa ZAVATTY como Encargado del Tratamiento a los datos personales, y toda vez que la mayoría de las obligaciones establecidas en la calidad de Encargado coinciden con las señaladas en la calidad de Responsable, solamente se hará referencia expresa en este numeral a las que no quedaron listadas en el numeral 1 del Capítulo VI del presente instructivo.

Existirán canales eficientes que permitan que las actualizaciones de la información realizadas por el Responsable se reciban y tramiten en el término de cinco (5) días hábiles previsto en la Ley.

Cuando exista información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se impartirán las instrucciones correspondientes con el fin de que ésta no sea circulada.

Se permitirá el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la ley para ello. Para estos efectos se atenderán los requisitos que deben cumplir las autoridades judiciales y administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como se establecerán de manera clara los requisitos que deben cumplir los Titulares, apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran.

3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO

ZAVATTY actúa bajo el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información. Así mismo, ha establecido que en los contratos celebrados con los Encargados se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

CAPÍTULO VII
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Para presentar consultas, reclamaciones, ampliar información, o para consultar sus datos personales, pedir que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos, o para revocar la autorización para su Tratamiento, puede contactarse con las líneas telefónicas y páginas de internet dispuestas en el numeral 5 del Capítulo V.

1. CONSULTAS

En desarrollo del artículo 14 de la ley 1258 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por ZAVATTY, a través de cualquiera de los medios, acreditando lo siguiente:

  • Nombre completo y apellidos del Titular de los datos personales

  • Datos de contacto del Titular de los datos personales

  • Motivos o hechos que den lugar a la consulta o petición con una breve descripción del

    derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de

    autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información, entre otros)

  • Firma (si es posible)

  • Número de identificación

    Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura pública donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
    Los apoderados deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad. Una vez sea recibida la solicitud de información por cualquiera de los canales arriba señalados, ZAVATTY procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado. Si existiera alguna diferencia entre estos dos


datos, se le informará al peticionario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que realice la respectiva aclaración.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular, se encuentra que hay conformidad en los mismos, se procederá a dar respuesta en un término máximo de treinta (30) días hábiles. En el evento en que ZAVATTY considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá del inicialmente previsto.

2. RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por ZAVATTY debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento de ZAVATTY o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante ésta, en los siguientes términos:

  • Documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, sea esta física o electrónica, adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo con la finalidad que subsane las fallas.

  • Transcurrido treinta (30) días hábiles desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  • En caso de que ZAVATTY o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolver la reclamación, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  • Si ZAVATTY no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente con el motivo del mismo. Esto debe ocurrir en un término máximo de tres (3) días hábiles.

  • El término máximo para responder el reclamo es de treinta (30) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder del término inicialmente previsto.

3. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC a formular una queja.

4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos serán atendidas de manera directa por el área de servicio al cliente de ZAVATTY, quienes tendrán comunicación directa con las demás personas encargadas del cumplimiento de estas disposiciones

5. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE

Las actividades desarrolladas por ZAVATTY se encuentran bajo la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

6. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Esta Política de Tratamiento de la información fue desarrollada y publicada en el mes de marzo de 2016.

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